Hóa đơn điện tử (HĐĐT) hợp lệ phải đảm bảo được tính hợp pháp về nội dung, thông tin và có đầy đủ các tiêu thức theo quy định. Tuy nhiên, nếu nằm trong 08 trường hợp dưới đây thì trên HĐĐT không cần phải có đầy đủ tiêu thức mà vẫn hợp lệ.
1. Trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện tử
Trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện của người mua, được áp dụng trong cả những trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ với đối tượng khách hàng là nước ngoài. Tuy nhiên, đối với người mua là cơ sở kinh doanh, giữa người mua và người bán có thực hiện thỏa thuận về người mua đáp ứng được điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên HĐĐT.
2. Trường hợp hóa đơn tại siêu thị, trung tâm thương mại
Hình thức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại ngày càng phát triển. Do vậy, số lượng hóa đơn được phát hành đối với ngành nghề đặc thù này càng lớn và cần phải tuân thủ chặt chẽ điều kiện về hóa đơn điện tử hợp lệ. Nếu HĐĐT tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua không bắt buộc có trên hóa đơn.
3. Trường hợp hóa đơn điện tử bán xăng dầu
Đối với HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì 03 tiêu thức dưới đây sẽ không cần thiết, bắt buộc:
– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
4. Trường hợp hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ
Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã) và tiêu thức của người mua, thuế suất giá trị gia tăng là tiêu thức không bắt buộc trên HĐĐT là tem, vé, thẻ.
Bên cạnh đó, những loại tem – vé – thẻ có sẵn mệnh giá thì đơn vị tính hay số lượng đơn giá cũng không bắt buộc.
5. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không được xác định là HĐĐT
Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử. Những ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán không bắt buộc.
6. Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt
Đối với những hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì đơn vị tính, số lượng đơn giá là những tiêu thức không bắt buộc phải có trên HĐĐT.
7. Đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Trong trường hợp là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng và không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
8. Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không
Dưới đây là những tiêu thức không bắt buộc phải có trên hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế:
– Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn
– Tên địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Trên là 8 trường hợp trên hóa đơn điện tử không phải có đầy đủ tiêu thức. Hy vọng, những chia sẻ nêu trên đã giúp cho doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử có hiệu quả hơn.